Interim Management – definicja, korzyści, zastosowanie i najlepsze praktyki
Interim management (po polsku zarządzanie czasowe) jest zjawiskiem stosunkowo nowym na polskim rynku. Pojawiło się dopiero w ostatnich latach i choć jest skutecznym narzędziem poprawy działania firmy oraz zwiększania jej przewagi konkurencyjnej, wciąż nie jest stosowane bardzo często
W dynamicznym środowisku biznesowym rosnąca liczba organizacji dostrzega jednak potencjał interim managementu w rozwiązywaniu nagłych problemów, przeprowadzaniu zmian i uzupełnianiu brakujących kompetencji w firmie. Poniżej wyjaśniamy, czym jest interim management, jakie daje korzyści dla przedsiębiorstw, gdzie znajduje zastosowanie w różnych branżach, a także jak skutecznie wdrożyć interim managera w organizacji, aby osiągnąć najlepsze rezultaty.
Czym jest interim management? Definicja i zastosowanie
Interim management to forma tymczasowego zarządzania, w której firma na określony czas zatrudnia zewnętrznego, wysoko wykwalifikowanego menedżera (tzw. interim managera) do realizacji konkretnego zadania lub przeprowadzenia zmian. Jak definiuje Stowarzyszenie Interim Managers, jest to „czasowe, zdefiniowane co do celu i zakresu, działanie wewnątrz organizacji, realizowane przez osobę fizyczną (interim managera), nakierowane na osiągnięcie konkretnych, ustalonych rezultatów biznesowych”
Innymi słowy, interim manager staje się na pewien okres częścią firmy, aby wprowadzić określone usprawnienia lub rozwiązać wskazane problemy, a po zakończeniu misji opuszcza organizację.
Typowy okres trwania kontraktu interim wynosi od kilku do kilkunastu miesięcy (często 6–12 miesięcy)
W tym czasie interim manager bierze odpowiedzialność za wyznaczone cele i rezultaty, nierzadko umawiając się na część wynagrodzenia powiązaną z sukcesem projektu (success fee)
Dzięki temu firma zyskuje menedżera skoncentrowanego na osiągnięciu wyników, a jednocześnie nie musi tworzyć etatowego stanowiska na stałe – to szczególnie cenne, gdy potrzebne kompetencje są tylko tymczasowo wymagane albo brakuje ich wewnątrz organizacji.
Kiedy wykorzystywany jest interim management? Najczęściej wtedy, gdy firma staje przed wyjątkowym wyzwaniem lub zmianą, wymagającą szybkiego działania doświadczonego lidera. Interim manager może zostać zaangażowany w sytuacjach takich jak restrukturyzacja przedsiębiorstwa, zarządzanie kryzysowe, transformacja organizacyjna czy wdrożenie strategicznych projektów (np. fuzje i przejęcia).
Również nagłe braki kadrowe na kluczowych stanowiskach – np. nieoczekiwane odejście dyrektora – skłaniają firmy do skorzystania z interim managementu, aby zachować ciągłość operacyjną i zyskać czas na rekrutację stałego następcy.
Interim manager, dzięki swojemu bogatemu doświadczeniu, jest w stanie szybko podjąć stery organizacji lub jej wybranego obszaru i poprowadzić go przez okres zmian lub trudności
Korzyści z zatrudnienia interim managera
Dlaczego firmy decydują się na zatrudnienie interim managera? Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści interim management dla organizacji:
- Dostęp do eksperckiej wiedzy i know-how – Interim manager to zwykle wysokiej klasy specjalista z wieloletnim doświadczeniem. Wnosi do firmy unikalne kompetencje, świeże spojrzenie i sprawdzone praktyki biznesowe zdobyte w różnych organizacjach i branżach. Jego ekspertyza pozwala rozwiązać problemy wymagające specjalistycznej wiedzy oraz usprawnić procesy biznesowe, co na stałe podnosi wartość organizacji.
- Szybkie wdrożenie zmian i rozwiązywanie problemów – Interim manager jest zatrudniany właśnie po to, aby szybko i skutecznie zrealizować wyznaczone cele lub opanować kryzys. Działa z poczuciem pilności i koncentracją na wynikach, dzięki czemu firma może sprawnie przeprowadzić restrukturyzację, projekt wdrożeniowy czy inną istotną zmianę. Tego typu menedżer działa od razu, bez długiego onboardingu, co pozwala zaoszczędzić cenny czas w sytuacjach podbramkowych.
- Obiektywizm i świeże spojrzenie – Jako zewnętrzny ekspert niezwiązany wcześniej z polityką wewnętrzną firmy, interim manager patrzy na organizację bezstronnie. Nie jest uwikłany w wewnętrzne układy czy konflikty, dzięki czemu łatwiej mu podejmować decyzje na podstawie faktów i obiektywnych analiz. Takie niezależne spojrzenie często pozwala dostrzec nowe możliwości usprawnień, które mogły być niewidoczne dla stałej kadry.
- Elastyczność i oszczędność kosztów – Tymczasowe zatrudnienie menedżera daje firmie dużą elastyczność. Korzystamy z jego kompetencji tylko tak długo, jak to potrzebne, co oznacza brak długoterminowych zobowiązań kadrowych. Unikamy kosztów stałych związanych z etatem (pensja, świadczenia pracownicze) oraz czasu i wydatków na rekrutację i szkolenie nowego pracownika. Mimo że stawka interim managera bywa wyższa niż etatowego menedżera, kontrakt czasowy z jasno określonymi celami bywa optymalny kosztowo w porównaniu do utrzymywania stanowiska bez takiej potrzeby. Dodatkowo możliwe jest powiązanie części wynagrodzenia interim managera z osiągnięciem rezultatów, co zwiększa bezpieczeństwo osiągnięcia zamierzonego efektu dla firmy.
- Ciągłość działania organizacji – Gdy firma mierzy się z luką kadrową na wysokim szczeblu (np. nagłe odejście dyrektora lub prezesa), interim manager może natychmiast uzupełnić tę lukę. Pozwala to utrzymać ciągłość operacyjną i stabilność zarządzania, zapobiegając dezorganizacji pracy zespołów. Organizacja zyskuje czas na spokojne przeprowadzenie procesu rekrutacji stałego następcy, podczas gdy bieżące działania są pod kontrolą doświadczonego lidera.
- Transfer wiedzy i rozwój zespołu – Jednym z zadań interim managera jest przekazanie swojego know-how organizacji w trakcie trwania projektu. Współpracując z kadrą, dzieli się on najlepszymi praktykami i uczy zespół nowych rozwiązań, które pozostają w firmie po zakończeniu jego misji. Dzięki temu organizacja korzysta nie tylko w trakcie kontraktu, ale i długofalowo – pracownicy podnoszą swoje kompetencje, a usprawnienia wdrożone przez interim managera mogą przynosić efekty jeszcze długo po jego odejściu.
Zastosowanie interim management w różnych branżach
Interim management znajduje zastosowanie w wielu sektorach gospodarki. Początkowo kojarzony głównie z restrukturyzacjami w przemyśle, dziś jest wykorzystywany wszędzie tam, gdzie potrzebne jest szybkie i efektywne zarządzanie zmianą. Na polskim rynku można wskazać kilka branż, w których interim managerowie są szczególnie często zatrudniani.
Badania rynku pokazują, że najczęściej po usługi interim managementu sięga branża produkcyjna (przemysł) – dotyczy to ok. 19% przypadków wykorzystania interim managerów
Na kolejnych miejscach plasują się usługi dla biznesu (B2B) z 12% oraz sektor IT i telekomunikacja (10%).
Istotny udział mają także handel detaliczny i finanse, po ok. 8% przypadków każdy.
Oznacza to, że fabryki i zakłady produkcyjne, firmy z sektora nowych technologii, banki i instytucje finansowe, a także duże sieci handlowe często korzystają z tymczasowych menedżerów przy realizacji swoich strategicznych projektów.
Dlaczego akurat te branże? Sektory takie jak produkcja, finanse czy technologia działają w bardzo dynamicznym otoczeniu i muszą szybko reagować na zmiany. W przemyśle produkcyjnym interim managerowie są wynajmowani np. do optymalizacji procesów i poprawy efektywności operacyjnej zakładów
W branży finansowej ich wiedza bywa wykorzystywana przy restrukturyzacjach finansowych, zarządzaniu ryzykiem czy spełnianiu nowych regulacji.
Firmy technologiczne (IT) chętnie sięgają po interim managerów, aby wdrażać innowacje i zarządzać szybkimi zmianami organizacyjnymi, np. podczas ekspansji na nowe rynki czy skalowania projektów.
Z kolei w handlu detalicznym i usługach tymczasowi menedżerowie mogą pomóc przy przeprowadzaniu transformacji cyfrowej, reorganizacji sieci sprzedaży lub optymalizacji łańcucha dostaw.
W praktyce interim management sprawdza się w każdej branży, gdzie potrzeba jest doświadczonego lidera na określony czas. Niezależnie od sektora, cel jest podobny – szybko wprowadzić firmę na właściwe tory i zapewnić jej długotrwałe korzyści poprzez skuteczne działania naprawcze lub rozwojowe.
Najlepsze praktyki we wdrażaniu interim managera
Aby współpraca z interim managerem przyniosła oczekiwane rezultaty, ważne jest odpowiednie przygotowanie i zarządzanie takim projektem. Poniżej opisujemy najlepsze praktyki w zakresie wdrożenia interim managementu w organizacji – od planowania celu po zakończenie misji:
Jasno zdefiniuj cel i zakres projektu
Pierwszym krokiem jest precyzyjne określenie celu zatrudnienia interim managera. Firma powinna dokładnie ustalić, jakiego rezultatu oczekuje – czy ma to być np. opracowanie i wdrożenie nowej strategii, poprawa rentowności o określony procent, restrukturyzacja działu, czy rozwiązanie konkretnego problemu. Jasno zdefiniowane kryteria sukcesu ułatwią późniejszą ocenę efektów projektu
Warto też nakreślić zakres obowiązków i działań interim managera: które obszary firmy obejmie jego praca, jakie zadania mają zostać wykonane i w jakim terminie. Im bardziej mierzalne i konkretne cele, tym lepiej – wszyscy interesariusze będą rozumieć, do czego dążymy, co zmniejszy ryzyko nieporozumień.
Wybierz odpowiednią osobę na stanowisko interim managera
Dopasowanie menedżera do zadania i organizacji jest kluczowe dla sukcesu projektu. Interim manager powinien posiadać kompetencje i doświadczenie adekwatne do postawionego wyzwania (np. doświadczenie w restrukturyzacji, jeśli celem jest restrukturyzacja działu finansów). Równie istotne jest dopasowanie kulturowe – osoba, która zyska autorytet wśród pracowników i zrozumie specyfikę firmy. Dlatego już na etapie planowania warto stworzyć profil idealnego kandydata, uwzględniając wymagane umiejętności, branżowe know-how oraz cechy przywódcze.
Rekrutując interim managera (czy to bezpośrednio, czy przez wyspecjalizowaną firmę), trzeba zwracać uwagę nie tylko na CV, ale i na soft skills oraz referencje z podobnych projektów. Odpowiedni człowiek na właściwym miejscu znacznie zwiększa szanse, że projekt zakończy się sukcesem.
Zapewnij właściwe wdrożenie i komunikację
Nawet najlepszy specjalista potrzebuje wsparcia w wejściu do nowej organizacji. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie starannego onboardingu interim managera – przedstawienie mu firmy, zespołu, kluczowych interesariuszy oraz przekazanie pełnej informacji o projekcie. Ważne jest, by od początku jasno zakomunikować w firmie rolę interim managera: kim jest, za co będzie odpowiadał, jak długo potrwa jego misja i jakie ma uprawnienia
Taka transparentność zapobiegnie ewentualnym napięciom czy niepewności w zespole.
Równie istotne jest ustalenie zasad komunikacji między interim managerem a zarządem (sponsorami projektu). Już na starcie trzeba określić, w jakim trybie będą przekazywane raporty z postępów, jakiego formatu raportowania oczekuje zarząd i w jakich sytuacjach interim manager ma obowiązek informować o problemach lub prosić o decyzje zarząd.
Regularne, np. cotygodniowe spotkania statusowe, pomogą trzymać rękę na pulsie i zapewnią, że zarząd jest na bieżąco z przebiegiem projektu.
Dobra komunikacja buduje zaufanie i pozwala szybko reagować, jeśli pojawią się nieprzewidziane wyzwania.
Ustal uprawnienia i zaufaj jego kompetencjom
Aby interim manager mógł skutecznie działać, musi mieć jasno określony zakres decyzyjności i odpowiedzialności. Organizacja powinna z góry ustalić, jakie decyzje interim manager może podejmować samodzielnie (np. personalne w swoim zespole, operacyjne w ramach projektu), a które wymagają akceptacji przełożonych.
Ważne, by ta informacja była znana również innym pracownikom – wtedy wszyscy wiedzą, w jakich granicach ten tymczasowy lider może się poruszać i komu podlega. Brak klarownych ustaleń co do uprawnień może prowadzić do konfliktów lub opóźnień decyzyjnych, co odbije się na realizacji projektu.
Kolejnym elementem jest zaufanie. Skoro zatrudniamy doświadczonego eksperta, powinniśmy pozwolić mu działać bez nadmiernego nadzoru. Unikajmy pokusy mikrozarządzania – ciągła kontrola każdego kroku interim managera nie tylko odbiera mu inicjatywę, ale może też zdemotywować zespół
Zamiast tego lepiej postawić na kontrolę wyników i regularne przeglądy postępów z perspektywy ogólnej (tzw. „lot ptaka”).
Oczywiście nadzór jest potrzebny, ale w rozsądnym zakresie – skupiajmy się na kluczowych wskaźnikach i realizacji kamieni milowych, dając interim managerowi przestrzeń do wykorzystania swojej wiedzy. Taki balans między kontrolą a autonomią sprzyja efektywnej współpracy.
Zaplanuj zakończenie projektu i przekazanie wiedzy
Projekty interim managementu z założenia mają określony koniec. Już na etapie zatrudnienia warto myśleć o tym, co stanie się po zakończeniu misji interim managera. Najlepszą praktyką jest przygotowanie planu sukcesji lub przekazania obowiązków po osiągnięciu założonych celów.
Jeśli interim manager wprowadził w firmie istotne zmiany, zadbajmy o to, by były one zakorzenione na stałe. Dobrym rozwiązaniem bywa zaangażowanie w projekt stałych pracowników, którzy od początku uczą się nowych procesów u boku interim managera, a następnie przejmą odpowiedzialność za ich kontynuację. Często praktykowane jest także zatrudnienie (lub awansowanie) osoby na stanowisko, które obejmie zadania po interimie – płynne przekazanie pałeczki zapewni, że efekty projektu nie zostaną zaprzepaszczone.
Kończąc współpracę, warto przeprowadzić podsumowanie projektu z udziałem interim managera i kadry zarządzającej. Omówienie osiągniętych wyników, kluczowych wniosków oraz rekomendacji na przyszłość pozwoli organizacji w pełni skorzystać z doświadczeń zdobytych podczas projektu. Dobrze zaplanowane pożegnanie interim managera – z pełnym przekazaniem wiedzy, dokumentacji i obowiązków – sprawi, że firma będzie mogła samodzielnie utrzymać nowy kurs wytyczony w trakcie trwania kontraktu.
Podsumowanie
Interim management staje się coraz bardziej popularny również w Polsce jako skuteczny sposób na szybkie wzmocnienie kadry zarządzającej i przeprowadzenie firmy przez trudne zmiany. Dzięki jasno określonemu celowi i ograniczonemu horyzontowi czasowemu, interim manager koncentruje się na wynikach i dostarcza firmie wartość dodaną w postaci wiedzy, usprawnień i osiągniętych rezultatów. Kluczem do sukcesu jest jednak właściwe przygotowanie – od sprecyzowania oczekiwań, przez wybór odpowiedniej osoby, po zapewnienie wsparcia i planu przekazania pałeczki po zakończeniu projektu. Stosując opisane powyżej najlepsze praktyki, firmy mogą w pełni wykorzystać potencjał interim managementu, zyskując elastyczne i efektywne rozwiązanie dla swoich wyzwań biznesowych.
Źródła: Stowarzyszenie Interim Managers, Wikipedia – Interim management, No Fluff Jobs – Praca w IT (artykuł o interim management), Polskiprzemysl.com.pl, CTER.pl (artykuł „8 warunków sukcesu projektu IM”).
